総会議事録の記載内容はどこまで記載すべきですか

Question

組合員の1人から自分の発言が記載されていないと苦情がありました。総会議事録はどこまで記載すればよいですか。

Answer

議事録には議事の経過の要領及びその結果を記載しなければなりません。（区分所有法第４９条第２項）。総会におけるすべての発言を一言一句記載する必要はなく要約しておけば足ります。
議事録の作り方は、管理組合運営の基本法である区分所有法に「議事の経過の要領とその結果を記載しなければならない」と定められており、それに従えばよいのです。
具体的には開催日時、場所、議長選出、開会、議題、議案、討議内容、閉会などのうち、採決に影響を及ぼすような要点を書けばよく、全発言を書く必要はありません。
そして、採決の結果と根拠となる総組合員数、総議決権数、委任状・議決権行使書を含めた出席組合員数とその議決権数を記載します。最後に閉会宣言の時刻と議事録作成年月日を書き、議長と議事録署名人が署名押印します。
なお、議事録本文で引用した添付書類がある場合も議事録と一体となすものとして押印すべきです。