管理組合と個人情報保護法

管理組合と個人情報保護法が変わりました
平成２９年５月３０日から改正個人情報保護法が施行され、「保有する個人情報が5,000人以下の事業者」の適用免除が撤廃されました

守らなければならない「５つのルール」
個人情報保護法では、個人情報について、①取得②利用⓷保管④他人⑤開示、それぞれにおいて守らなければならないルールがあります。
❶　取得のルール
個人情報を取得するときは、何に使うのか、利用目的を具体的に決めておかなければなりません。組合員等から個人情報の利用目的を聞かれたら、正しく答えられるようにしておきましょう。
❷　利用のルール
取得の際に、特定した利用目的の範囲内でしか個人情報を利用できません。
すでに取得した個人情報を他の目的に利用するときは、あらかじめ本人の同意が必要になります。
❸　保管のルール
個人情報をパソコンで管理したり、名簿等にまとめるときには、管理の安全性が問われます。例えば、パソコン上の電子ファイルにパスワードを設定する、ウイルス対策ソフトを入れるなどの対策が必要です。
紙媒体の場合は、鍵の付いたキャビネット等施錠できる場所に保管します。
また、管理組合の保有する個人情報を、役員等が私用に使ったり、組合員等に話したりすることのないようにしましょう。
❹　他人への提供ルール
個人情報を他人（本人以外の第三者）に渡すときは、事前に、本人の同意が必要です。ただし、例えば、次の場合は、事前の同意がなくても第三者への提供には該当しません。
・災害時など、人命に関わる場合で、本人から同意を得るのが困難な場合
・業務を管理会社に委託する場合
❺　開示のルール
本人から自分の個人情報の開示や訂正・削除等を求められた場合は、それに応じなければなりません。また、苦情の申出先や開示請求等の方法などを本人が知り得る状態にしておくことが必要です。

組合員等名簿、管理会社から管理費等を滞納する組合員名が報告されたり、理事会にはマンション内のさまざまな個人情報が集まります。
理事会では実名で話し合っても、書類に残すときは、クレームを言ってきた居住者の名前（部屋番号など本人が特定できる情報も公開してはいけません）を伏せ、その内容を公表するときは慎重に行ないましょう。