業務知識・判例
個人情報保護法改正 マンション管理組合も対象に!
 昨年9月に公布された、改正個人情報保護法が5月より施行されます。これまで個人情報の取り扱い量が少ない(5,000件以下)事業者を適応対象外としていた規定が廃止され、マンション管理組合も「個人情報取扱事業者」となり、「個人情報保護法」の適用を受けるようになります。

 マンション標準管理規約第31条(届け出義務)では「新たに組合員の資格を取得し又は喪失した者は、直ちにその旨を書面により管理組合に届け出なければならない。」と規定しています。

 管理組合は、入居時に氏名、電話番号、家族構成、緊急連絡先などを記した書面の提出を管理規約に規定し、これらの情報を取得していますが、「個人情報取扱事業者」として、個人情報の取得・利用・保管・開示についてのルールを定め、適正に運用することが求められますので、名簿の管理に関する細則の作成が必要です。
下記は使用細則の1例です。
「組合員等名簿管理細則」(第1条および第2条は省略)
(名簿の利用目的)
第3条 名簿は、次の各号に掲げる目的のために利用するものとし、他の目的に利用してはならない。
  総会の開催案内、決議事項等の通知
  理事会の開催案内、決議事項等の通知
  管理規約第32条(業務)に定める管理組合業務の遂行
  管理規約第33条(業務の委託等)に定める管理組合業務の全部または一部をマンション管理業者等に委託し、または請け負わせて行う業務
  地震等大災害時の居住者安否確認用
  その他理事会が必要と判断した業務の遂行
前項の規定は、次に掲げる場合の名簿の利用については、適用しない。
  法令に基づく場合
  人の生命、身体または財産の保護のために必要である場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
※ 個人情報保護法が改正されたことにより、理事会に「安全管理措置」の構築が要求されるとしても、現実的に可能で実効のある具体的な対応方法はまだ何も決まっていない状態です。今後、個人情報保護委員会が発表する予定のマンション管理組合向けのガイドラインや解説などを参考に、それぞれの管理組合で十分に議論し、個人情報の取扱細則などの整備を検討することが望ましいでしょう。


Copyright(C)2014 PICT. All rights reserved.