業務知識・判例
<改正標準管理規約の解説>
帳票類等の作成、保管について
 管理組合には、会計帳簿、組合員名簿などいろいろな情報があります。区分所有者は自分が収めた管理費等の状況を知る権利が当然あります。また、区分所有者に関する情報はデリケートな部分もありますが、基本的にはそれを知る権利はあると考えられます。ただ、プライバシー等の問題がありますから、原則は閲覧で交付まではできませんでした。今回、請求者が必要とする事項について、それを記載した書面を理事長名で交付することができるという規定を入れました。
(帳票類等の作成、保管)
第64条 理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類を作成して保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。

 理事長は、第32条第三号の長期修繕計画書、同条第五号の設計図書及び同条第六号の修繕等の履歴情報を保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。

 理事長は、第49条第3項(第53条第4項において準用される場合を含む。)、本条第1項及び第2項並びに第72条第2項及び第4項の規定により閲覧の対象とされる管理組合の財務・管理に関する情報については、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求に基づき、当該請求をした者が求める情報を記入した書面を交付することができる。この場合において、理事長は、交付の相手方にその費用を負担させることができる。
<解説>
 「利害関係人」とは、敷地、専有部分に対する担保権者、差押え債権者、賃借人、組合員からの媒介の依頼を受けた宅地建物取引業者等法律上の利害関係がある者をいいます。単に事実上利益や不利益を受けたりする者、親族関係があるだけの者等は対象になりません。

 作成、保管すべき帳票類としては、第64条第1項に規定するものの他、領収書や請求書、管理委託契約書、修繕工事請負契約書、駐車場使用契約書、保険証券などがあります。

 書面の交付の対象とする情報としては、大規模修繕工事等の実施状況、今後の実施予定、その裏付けとなる修繕積立金の積立ての状況(マンション全体の滞納の状況も含む)や、ペットの飼育制限、楽器使用制限、駐車場や駐輪場の空きの状況等が考えられますが、その範囲については、交付の相手方に求める費用等と合わせ、細則(「福管連モデル使用細則類集平成28年9月版(帳票類等資料の閲覧・謄写・書面交付実施細則)」を参考にしてください)で定めて置くことが望ましいです。


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