総 会 キ ッ ト 心 得 帳

 総会シーズンが近づきました。総会開催にあたり、役員の皆様には、次の点に抜かりがないかチェックをしてください。

★ 理事会で、総会関連の管理規約条文を勉強しましょう

特に「招集手続(43条)」「出席資格(45条)」「議決権(46条)」「総会の会議及び議事(47条)」「議決事項(48条)」「議事録の作成、保管等(49条)」等を重点的に勉強しましょう。なお、()内の数字の条文は当会モデル規約及び国土交通省の標準管理規約の条文です。

☆ 総会開催日の予告は遅くとも1ヶ月前には掲示板等で知らせましょう

総会開催日は理事会で2〜3か月前に決定し、遅くとも1ケ月前までには組合員に周知することで総会実出席者が確実に増えると思います。

★ 総会開催日の2ヶ月前までに次の総会スケジュールを作成しましょう。

(詳しくは、当会発行「管理組合総会の正しい開き方」をご覧ください。)
@区分所有者名簿の現行化 A次期役員候補決定 B決算承認理事会開催 C監事監査 D事業計画(予算)案承認理事会開催 E議案書作成担当決定 F議案書発送 G総会当日の役割分担 I出席確保方法 J議事録署名人 要請 K議事録作成 L役員引継ぎ

☆ 予算(案)作りでは点検報告書・長期修繕計画も参考に

建物・設備点検業者から提出される業務報告書を確認し、修繕が必要な部位の有無のチェックを行い、必要に応じて修理費用の見積りを採りましょう。
また、長期修繕計画書を参照し、計画修繕の時期を確認します。なお、長期修繕計画の時期及び金額は目安です。修繕の実施に当たっては、専門業者にアドバイス(診断)をしてもらい費用の見積りを採り予算を計上しておきましょう。

★ 新年度予算に「予備費」を忘れずに計上しましょう

予算の変更は総会承認事項になっています(58条)。したがって、予想外の支出が生じ予算が不足すれば総会の承認が必要になります。しかし、これでは時間がかかり、非効率です。管理会計、積立金会計ともに予算の5%〜10%程度を予備費として計上しておきますと、理事会の決議で支出が可能となり、迅速な処理に結びつきます。

☆ 引継ぎが終わらなければ役員の任期は終わらない

役員は、次期役員に引継ぎを終わらなければ、任務を終了したとはいえません。引継ぎは口頭ではなく、引継書により行ってください。引継ぎ内容は、福管連ホームページ「Q&A」、福管連マニュアル『管理組合役員入門』、「マンションライフ2004年春季号16〜17ページ」を参考にしてください。



Copyright(C)2008 PICT. All rights reserved.