<総会を巡る相談事例紹介>
はじめて総会を開きます・・・

Q 理事長になってはじめて総会を開きます。総会をスムーズに乗り切れるか心配です。どのような準備をすればよいのでしょうか。

総会の上手な開き方

A 総会は理事長ひとりでは開けません。資料作成などの事前準備と総会当日の設営、受付、議事進行、議事録作成まで、全役員の分担を決め、協力体制のもとに進めてください。

(1)まず、スケジュール作りから始めます。総会開催日時、場所、議題を決め、それにあわせて組合員名簿の現行化、次期役員候補選定、総会資料完成日、決算承認理事会日程、監査日程、総会招集通知日などを逆算して割り付けていきます。

(2)総会招集通知は、規約で定められた期限までに発送しなければなりません。また、議題の中に、規約改正、共用部分の変更など特別決議事項が含まれていれば、その議題についての議案の要点も通知しないと決議が無効となることもあります。

(3)総会当日の役員発言のシナリオも作成します。荒れる総会が予想されるときは、リハーサルも行ってみましょう。組合員の発言の取り上げ方や長時間しゃべる人の制止テクニックも学んでおきましょう。

(4)総会は平穏無事に終わらせることよりも、建設的発言はきちんと受け止め、充実した総会ができるように努めましょう。

(5)以上、総会の上手な開き方の基本をのべましたが、書き尽くせないことがあります。福管連から「管理組合総会の正しい開き方」(販売価格1500円会員価格1000円)というマニュアルを発行していますから、ぜひご一読ください。


白紙委任状の取扱いはどうしたら?

Q 委任状に委任先欄を記入しないで提出されたものがあります。この委任状は無効として扱うものでしょうか。

A 委任する相手方の氏名が書かれていない、いわゆる白紙委任状はよく見受けられますが、委任状としては有効です。

 総会開催にあたり、このような白紙委任状が提出された場合は、「提出を受けた理事長に議決権行使のすべてを委せたもの」と解釈して差し支えありません。したがって、極端な場合は、総会出席者の多数が理事会原案に反対であっても、委任状、書面による議決権行使書を含めて賛成が多い場合は、可決となるのです。

 原案に反対したいけれども総会に出席できない場合は、白紙委任状を出さずに、議決権行使書に「反対」とはっきり書いて提出すればよいのです。議決権行使書は、区分所有法に定められた権利ですから、たとえ、理事長から様式が配布されなくても、自分で作成して提出すれば有効として取り扱うべきものです。



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