管理組合物品管理規則

(目 的)

第1条  この規則は、○○○○管理規約第18条の規定に基づき、○○○○管理
組合(以下「管理組合」という。)の物品の管理に関し必要な事項を定め、もって、物品の適正かつ効率的な管理を図ることを目的とする。

(定 義)

第2条  この規則において「物品」とは、管理組合が所有する動産(土地及びそ
の定着物以外の一切の有体物をいう。)のうち、次に掲げるもの以外の物品をいう。
 一 現  金
 二 有価証券(切手及び収入印紙を含む。)
 三 保険証券

(物品の分類)

第3条 物品の分類は、次のとおりとする。
 一 備 品 その性質または形状を変えることなく、比較的長期間にわたり使用に耐える物品で、購入価格または評価価格(以下「取得価格」という。)が1万円を超えるものをいう。ただし、取得価格が1万円を超える物品であっても、賞品・記念品等贈与を目的とする物品及び工事、作業等により消費する原材料品は、消耗品として取り扱う。
 [備品の例]
  机、いす、戸棚、金庫、印章、パソコン・プリンター類、冷暖房器具、冷蔵庫、電話機器、照明器具、写真機、映写機、複写機、工作器具、測定器具、車両等
二 消耗品 通常の方法による短期間の使用によって、その性質もしくは形状を変え、またはその全部または一部を消耗する物品で、原則として、取得価格が1万円以下のものをいう。
  [消耗品の例]
  用紙・帳票類、筆記用具、印刷物、電球・コード類、写真フイルム、ガラス製品、衛生用薬品、清掃用具、厨房用品、スポーツ用品、燃料油類、食料品、雑品等

(物品管理責任者)

第4条 理事長は、理事会の承認を得て、会計担当理事を除く理事のうちから物品管理責任者を選任する。
2 物品管理責任者は、管理会社等が行う物品の出納、不用品の処分等の処理についての点検指導及び備品の確認点検を行う。

(物品管理の原則)

第5条 物品を管理する者及び物品を使用する者は、この規則に従い、常に善良な管理者の注意をもって物品を取り扱うとともに、その目的及び用途に従い、効率的に使用しなければならない。
2 物品は、常に良好な状態で使用できるように管理をしなければならない。
 
(物品の受入手続き等)

第6条 物品を購入し、または寄付により取得したときは、次に定めるところにより、受入手続きをとらなければならない。
 一 契約書、仕様書、納品書等に基づき、当該物品の規格、品質、数量その他受け入れ物品の内容について確認を行い、あわせて、寄付により取得した物品については、時価等により取得価格を定める。
 二 備品出納簿(様式1)または消耗品出納簿(様式2)に記帳を行う。
 三 備品については、取得年月日及び整理番号を記入したシールを貼付し、備品台帳(様式3)に記帳を行う。
 四 物品の払出しを行う
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる物品については、受入手続きを省略することができる。
 一 新聞、雑誌その他これに類する定期刊行物
 二 出張先等において購入し、直ちに消費する消耗品
 三 式典、会合等において使用する物品で、購入後直ちに消費するもの(飲食品を含む。)
 四 苗木、種子、肥料等で、購入後直ちに植付けをし、または施肥するもの

(備品の管理及び報告)

第7条 備品の払出しを受けて使用する者(以下「備品使用者」という。)は、紛失、損傷等事故が生じないように注意して管理しなければならない。
2 物品管理責任者は、備品台帳に基づき年2回以上備品の確認点検を行い、その結果を理事会に報告しなければならない。
3 理事長は、備品目録(様式4)により、備品の在庫状況を通常総会に報告しなければならない。
4 備品使用者は、使用中の備品について、必要がなくなったとき、または損傷により使用できなくなったときは、物品管理責任者に返納しなければならない。
5 物品管理責任者は、前項により備品の返納を受けたときは、他への転用、売却等の措置を講じるものとする。
6 第4項により返納を受けた備品が、前項の措置を講じることが困難で、かつ、今後も使用見込みがないときは、理事会の承認を得て廃棄処分をすることができる。  

(紛失または損傷の処理)
第8条 備品使用者は、備品の紛失または損傷があったときは、直ちにその旨を物品管理責任者に届け出なければならない。
2 物品管理責任者は、前項の届け出を受けたとき、または確認点検等において、備品の紛失または損傷の事実を知ったときは、調査の上意見を付して理事長に報告しなければならない。
3 理事長は、前項の報告を受けたときは、備品使用者に故意または重大な過失があったかどうかを認定し、有責の場合は備品使用者に対して弁償を求めなければならない。
4 前項により弁償を求める金額は、取得価格から使用年数により減価償却相当分を差し引いた金額とする。
5 備品使用者は、故意または重大な過失により備品を紛失し、または損傷したときは、前項の請求に基づき、その損害額を弁償しなければならない。

附   則

 この規則は、平成  年  月  日から施行する。



様式1
備品出納簿
出 納
年月日
品 名
取得金額
台帳記入
年月日
摘 要
記入
者印
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           



様式2
平成  年度分   消耗品出納簿

出納
月日
品名
数量
出入
区分
受領
者印
出納
月日
品名
数量
出入
区分
受領
者印
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   



様式3
備 品 台 帳
NO.       
備 品 名
    
取得年月日
平成  年  月  日
取得金額
取 得 先    規格番号  
保管責任者
保管年月日  
保管確認記録
年月日・印
年月日・印
年月日・印
年月日・印
年月日・印
年月日・印
           
           
廃棄年月日
 平成  年  月  日 廃棄理由   



様式4
備 品 目 録
平成  年  月  日現在
備 品 名
台帳
No.
数量
取 得 金 額
取得年月日
備  考
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
合  計
 
 



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